Termeni de referință pentru selectarea unui agent economic care să furnizeze servicii de alimentație și locațiune a unei săli de conferințe în cadrul proiectelor implementate de către AO „Institutum Virtutes Civilis” și Fundația „Friedrich Ebert”
| Organizație: | Asociația Obștească “Institutum Virtutes Civilis” |
| Sectorul: | Non-guvernamental |
| Locație: | Republica Moldova |
| Perioada de prestare a serviciilor: | Ianuarie – februarie 2024 |
| Termen limită de aplicare: | 29 decembrie 2023, ora 14:00 |
I. CONTEXT:
AO ”Institutum Virtutes Civilis” (AO IVC) implementează, cu suportul Uniunii Europene, Fundației Friedrich Ebert, UN Women Moldova și Guvernului Suediei, proiecte de susținere a implicării femeilor în procesele decizionale la nivel local și național, precum și abilitarea lor pentru participare cu succes în procesele de bună guvernare din Republica Moldova.
II. OBIECTUL ACHIZIȚIEI:
AO ”Institutum Virtutes Civilis” contractează un prestator de servicii care să ofere servicii de alimentație și închiriere a unei săli de conferințe pentru desfășurarea unui eveniment pentru 135 de persoane.
III. TERMENI ȘI LIVRABILE:
Serviciile vor fi oferite pe parcursul unei zile în luna ianuarie – februarie 2024 data exactă va fi coordonată în prealabil cu ofertantul selectat. Oferta pentru concurs va fi prezentată conform tabelului de mai jos:
| Nr. ord | Tipul cheltuielilor | Cantitate | Preț unitate cu TVA 0, în MDL | Preț unitate cu TVAinclus, in MDL | Preț total cu TVA 0, în MDL | Preț total cu TVA inclusm în MDL |
| 1. | 1 sălă de conferințe cu capacitatea de minimum 135 de persoane, dotată cu videoproiector, microfoane și sonorizare, ecran de proiecție, conexiune internet, scaune, fotolii | 1 | ||||
| 2 | Echipament pentru traduceri care să asigure 100 persoane | 100 buc. | ||||
| 3. | Pauze de cafea per zi (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) – 2 pauze de cafea X 135 persoane | 270 porții | ||||
| 4. | Prânz (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) (1 prânz X 135 de persoane) | 135 porții | ||||
| 5. | Cină (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) (1 X 135 de persoane) | 135 porții | ||||
| 6. | Apă plată în sala de conferințe (sticle de 0.5l) (3 X 135 de persoane) | 405 sticle | ||||
| TOTAL: | ||||||
IV. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE:
- Persoană juridică înregistrată în Republica Moldova;
- Disponibilitatea infrastructurii și a echipamentelor necesare pentru organizarea evenimentului de networking la capacitatea solicitată de beneficiar;
- Experiență în domeniul organizării evenimentelor de cel puțin 3 ani.
V. CERINȚE PENTRU PERSOANELE JURIDICE APLICANTE:
Persoanele juridice interesate vor expedia până la 29 decembrie 2023, ora 14.00, următoarele documente:
- Oferta financiară întocmită conform tabelului din capitolul III (TERMENI ȘI LIVRABILE), semnată și ștampilată. Oferta financiară va rămâne neschimbată cel puțin 45 de zile de la data prezentării ofertei;
- Meniurile propuse pentru pauzele de cafea, prânz și cină în 2 variante fiecare (semnate și ștampilate);
- Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
- Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice.
VI. CRITERII DE EVALUARE:
Vor fi evaluate doar dosarele complete transmise la concurs cu respectarea deplină a condițiilor descrise în acești termeni de referință. Dosarul câștigător va fi cel care va acumula cel mai mare punctaj conform criteriilor de mai jos:
| Criteriu | Maxim |
| Disponibilitatea sălii de conferinte dotate de capacitatea și echipamentele solicitate | 55 puncte |
| Meniul oferit (2 optiuni de meniu) | 10 puncte |
| Oferta financiară | 35 puncte |
| Punctaj total | 100 puncte |
Pentru o mai mare claritate și relevanță în privința evaluării ofertei financiare, va fi folosită următoarea formulă:
Punctaj oferta financiară = Pfin_max – (∑oferta / K – ∆).
∑oferta – suma propusă în ofertă financiară;
∑ max – suma propusă în cea mai mare ofertă financiară;
∑ min – suma propusă în cea mai mică ofertă financiară;
Pfin_max – valoarea maximă a ofertei financiare din punctajul total;
K = (∑ max – ∑min) / Pfin_max;
∆ = ∑max / K – Pfin_max
Contractul va fi semnat cu prestatorul care va prezenta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere financiar, al condițiilor pentru desfășurarea activităților de networking și al meniului oferit.
Persoanele juridice interesate vor transmite oferta până la data de 29 decembrie 2023, ora 14.00, într-un document separat, pe adresa de e-mail info.aoivc@gmail.com cu titlul mesajului „OFERTĂ NETWORKING_22 DECEMBRIE 2023”. Pentru întrebări sau clarificări ne puteți contacta la email: info.aoivc@gmail.com
AO IVC își rezervă dreptul de a solicita documente adiționale în caz de necesitate, de a organiza vizite de documentare pentru verificarea condițiilor sălii de conferințe, de a selecta unul sau mai mulți prestatori sau de anula concursul la orice etapă a procesului de selecție.
Doar prestatorul selectat va fi contactat.