1. CONTEXT GENERAL:
Asociația Obștească Institutum Virtutes Civilis (AO IVC) este o organizație neguvernamentală care promovează valorile civice, egalitatea de gen, drepturile omului, participarea publică și procesele democratice. AO IVC contribuie activ la consolidarea societății civile și la dezvoltarea politicilor publice în Republica Moldova. Mai multe informații despre organizație sunt disponibile pe pagina AO IVC: https://ivcmoldova.org/.
Proiectul „Moldova – acasă pentru fiecare” își propune promovarea localităților din Republica Moldova prin conținut video de calitate profesională, realizat în baza clipurilor câștigătoare ale unui concurs dedicat tinerilor din comunități locale.
În acest context, AO IVC intenționează să contracteze un prestator de servicii care să furnizeze servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire pentru organizarea Școlii de vară pentru tineri realizată în cadrul proiectului „Moldova – acasă pentru fiecare.”
2. OBIECTIVUL ACHIZIȚIEI:
AO „Institutum Virtutes Civilis” contractează un prestator de servicii care să ofere servicii de cazare, alimentație și închiriere a 2 săli de instruire cu capacitatea de minimum 35 de persoane per sală și o sală cu capacitatea minimală de 75 persoane, pentru desfășurarea Școlii de vară pentru tineri. Serviciile vor fi oferite pe parcursul a 4 zile consecutiv (3 nopți), pe parcursul lunilor de vară 2026.
Achiziția va fi realizată în format de licitație publică.
3. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE:
Serviciile vor fi oferite în perioada iulie – august 2026, conform unui grafic de desfășurare a activităților care va fi agreat în prealabil cu beneficiarul. Pentru buna organizare a Școlii de vară pentru tineri, prestatorul de servicii selectat trebuie să dispună de următoarele facilități:
- Camere duble pentru cazarea a 75 participanți cu mic dejun inclus;
- 2 săli de instruire cu capacitatea de 35 persoane dotate cu videoproiector, ecran de proiecție, flipchart, conexiune internet, aer condiționat, mese, scaune, microfoane;
- o sală de instruire cu capacitate minimă de 75 persoane și posibilitatea de proiectare de film;
- 3 foișoare dotate cu mobilier (mese, scaune) pentru desfășurarea activităților în aer liber;
- restaurant cu bucătărie tradițională și europeană, cu opțiune de a acomoda restricții alimentare;
- piscină în aer liber;
- stadion de fotbal și volei;
- posibilități de securitate și supraveghere a perimetrului locației;
- amplasarea facilităților la o distanță de până la 50 km de la mun. Chișinău.
4. CERINȚE MINIME FAȚĂ DE OFERTANȚI:
- Cel puțin 3 ani de experiență în domeniul prestării serviciilor solicitate în acest concurs (prezență pe piață, calitatea serviciilor, clienți, referințe);
- Capacitatea și disponibilitatea de cazare (minim 35 camere duble);
- Capacitatea și dotarea sălilor de instruire (2 săli de instruire cu o capacitate de 30-25 persoane, fiecare și o sală de minim 75 pers);
- Foișoare dotate cu mobilier (mese, scaune ) pentru desfășurarea activităților în aer liber;
- Disponibilitatea facilităților de alimentație (restaurant cu bucătărie tradițională și europeană);
- Facilități de recreere (piscină în aer liber, stadion de fotbal și volei);
- Situat la o distanță de până la 50 km de mun. Chișinău.
5. CONȚINUTUL DOSARULUI DE APLICARE:
Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:
Oferta Tehnică (OT), care va include:
- Declarația ofertantului completată și semnată, conform Anexei nr. 3;
- Scurtă descriere a companiei, profilul, experiența relevantă în domeniu de cel puțin 3 ani;
- Meniurile propuse pentru 4 zile, din care pentru primele 3 zile meniurile vor include 2 pauze de cafea, un prânz și o cină, iar meniul pentru ziua a patra va include 2 pauze de cafea și un prânz. Meniurile, la fel ca și întreaga ofertă, vor fi semnate și datate.
- Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
- Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice;
- Referințe de la 2 clienți;
Oferta Financiară (OF), care va include:
- Oferta financiară întocmită conform tabelului din Anexa nr. 2;
- Oferta se prezintă în MDL, cu TVA inclus.
- Oferta financiară va rămâne neschimbată cel puțin 45 de zile de la data depunerii ei la acest concurs.
- Oferta trebuie să fie valabilă pe toată perioada contractului. Oferta va fi semnată și datată.
- Oferta financiară va fi transmisă într-un document securizat prin parolă. Parola nu va fi comunicată echipei IVC, decât la solicitare, la etapa de deschidere a ofertei financiare.
Modalitatea de depunere a ofertelor
Ofertele tehnice și financiare se vor transmite prin e-mail la adresa: info.aoivc@gmail.com, în mesaje separate.
Termen limită: 18 mai 2026, ora 23.59;
Subiectul e-mailului: Ofertă servicii – Școală de vară tineri – [numele ofertantului].
Reguli obligatorii de transmitere:
1. Oferta tehnică cu anexele necesare inserate și Oferta financiară (protejată de parolă) se trimit în e-mailuri separate, în același timp, cu același titlu.
2. Oferta financiară va fi protejată prin parolă.
3. Declarația ofertantului completată și semnată, conform Anexei nr. 3;
4. Parola ofertei financiare va fi transmisă doar la solicitarea AO IVC la etapa de deschidere a ofertelor financiare.
5. AO IVC va confirma recepția dosarului prin e-mail. Doar dosarele confirmate prin e-mail sunt considerate depuse.
Întrebări și clarificări:
Întrebările privind prezenta cerere de oferte se transmit la info.aoivc@gmail.com. Termenul limită pentru întrebări este 13 mai 2026, ora 23:59. Răspunsurile AO IVC vor fi oferite tuturor aplicanților până la 15 mai 2026 pe pagina anunțului, pe ivcmoldova.org.
6. CRITERII DE EVALUARE
Pondere calitate-cost:
Oferta Tehnică: 70 puncte;
Oferta Financiară: 30 puncte;
TOTAL: 100 puncte
Evaluarea Ofertei Tehnice (max. 70 puncte)
| Criteriu | Punctaj maxim |
| Experiența specifică a ofertantului (min. 3 ani prezență pe piață, referințe ale clienților, calitatea serviciilor) | 15 |
| Capacitatea și disponibilitatea de cazare pentru 75 persoane cu mic dejun inclus (minim 35 camere double) și a sălilor de instruire (2 săli de instruire cu capacitate de 35 pers. și una cu capacitate minimă de 75 persoane) | 30 |
| Disponibilitatea facilităților de recreere (piscină în aer liber, stadion de fotbal și volei, etc) | 15 |
| Referințe / recomandări de la beneficiari anteriori | 10 |
| TOTAL oferta tehnică | 70 |
Pragul minim de calificare: Ofertele tehnice care nu acumulează minim 49 puncte (70%) din punctajul tehnic maxim nu vor fi calificate pentru etapa de evaluare financiară.
Evaluarea Ofertei Financiare (max. 30 puncte)
Punctajul financiar se calculează conform formulei:
Punctaj OF = Pfin_max – (∑ofertă / K – Δ)
Unde:
- K = (∑max – ∑min) / Pfin_max
- Δ = ∑max / K – Pfin_max
- ∑min = cea mai mică ofertă financiară
- ∑max = cea mai mare ofertă financiară
- Pfin_max = 30 puncte
Punctaj TOTAL = Punctaj OT + Punctaj OF. Va fi selectat ofertantul cu cel mai mare punctaj total cumulat, corelat cu calitatea serviciului, respectând principiul echilibrului dintre preț și calitate.
7. DURATA CONTRACTULUI
Contract pentru perioada 1 iunie 2026 – 30 septembrie 2026, cu posibilitate de prelungire în funcție de necesități și disponibilitatea fondurilor.
8. DISPOZIȚII FINALE
AO IVC va asigura confidențialitatea informațiilor din ofertele depuse.
AO IVC își rezervă dreptul de a:
- solicita clarificări și/sau documente suplimentare;
- negocia oferta financiară propusă;
- anula, prelungi sau relansa concursul;
- selecta unul, câțiva sau nici un prestator de serviciu;
- respinge ofertele care nu corespund cerințelor minime.
Dosarele incomplete sau transmise după termenul-limită nu vor fi evaluate.
AO IVC își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție fără atribuirea contractului.
Anexa 1
FORMULAR A – OFERTA TEHNICĂ
A1. DECLARAȚIA OFERTANTULUI
| Ofertant: | [A se completa de către ofertant] | Data: | [Indicați data] |
| Referință CDO: | Servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire pentru organizarea Școlii de vară pentru tineri | ||
| Informații despre reprezentantul ofertantului | Nume și funcție: [A se completa de către ofertant] Telefon: [A se completa de către ofertant] E-mail: [A se completa de către ofertant] | ||
Prin prezenta, ne propunem să prestăm serviciile în conformitate cu cererea dumneavoastră de oferte „Servicii cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire pentru organizarea Școlii de vară pentru tineri” și propunerea noastră. Prezentăm propunerea, care include oferta tehnică și oferta financiară, expediată în dosare separate și e-mailuri separate.
Declarăm că toate informațiile în prezenta propunere sunt adevărate și acceptăm că orice interpretare greșită sau denaturare conținută în prezenta propunere poate duce la descalificarea noastră.
Serviciile vor fi prestate în conformitate cu documentele de licitare și Termenii de referință.
Subsemnatul certifică că este autorizat în mod corespunzător să semneze prezenta propunere și se angajează să o execute în cazul în care asociația acceptă această propunere.
Înțelegem și recunoaștem că nu sunteți obligați să acceptați nici o propunere pe care o primiți.
Nume:
_____________________________________________________________________
Data, semnătura și/sau ștampila:
______________________________________________________________________
A2. FORMATUL OFERTEI TEHNICE
Oferta tehnică urmează să fie pregătită conform specificațiilor de mai jos. În cazul în care ofertantului i se solicită să utilizeze o abordare specifică conform Termenilor de referință, ofertantul trebuie să descrie modul în care intenționează să respecte cerințele.
Oferta tehnică va include, dar nu se va limita la următoarele:
- Scurtă descriere a companiei, profilul, experiența relevantă în domeniu de cel puțin 3 ani;
- Meniurile propuse pentru pauză de cafea, prânz și cină în 2 variante fiecare (semnate și ștampilate);
- Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
- Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice;
- Referințe de la 2 clienți;
- Declarația pe proprie răspundere cu privire la statutul ofertantului, conform Anexei nr. 3
Anexa 2
FORMULAR B – OFERTA FINANCIARĂ
B1. DETALII PRIVIND PREGĂTIREA OFERTEI FINANCIARE
Ofertantul trebuie să pregătească oferta financiară urmând formatul de mai jos și să o transmită într-un email separat de ofertă tehnică, așa cum este indicat în instrucțiuni pentru ofertanți. Orice informație financiară furnizată în propunerea tehnică poate duce la descalificarea ofertantului.
Oferta financiară va fi protejată prin parolă. Parola va fi transmisă doar la solicitarea AO IVC la etapa de deschidere a ofertelor financiare.
IMPORTANT: Asigurați-vă că propunerea financiară este protejată prin parolă. Parola nu va fi dezvăluită decât dacă este cerută în scris de către AO IVC.
COSTURI
Oferta financiară trebuie să se alinieze cerințelor din Termenii de referință și ofertei tehnice a ofertantului, și va include toate cheltuielile legate de îndeplinirea sarcinilor indicate în Termenii de referință.
TAXE
Toate sumele menționate în oferta financiară sunt considerate sume totale pentru persoane juridice. Oferta este obiectul impunerii cu TVA pentru serviciile prestate.
ERORI ÎN OFERTELE FINANCIARE
Pentru ofertele financiare care au fost deschise, AO IVC verifică și corectează erorile aritmetice după cum urmează:
- În cazul în care există o discrepanță între prețul unitar și totalul articolului de linie care se obține prin înmulțirea prețului unitar cu cantitatea, prețul unitar prevalează, iar totalul articolului pe linie se corectează
- În cazul în care există o eroare într-un total corespunzătoare adăugării sau scăderii subtotalurilor, sub totalurile prevalează, iar totalul se corectează.
În cazul în care ofertantul nu acceptă corectarea erorilor făcute de AO IVC, propunerea va fi respinsă.
B2. FORMATUL OFERTEI FINANCIARE
| Ofertant: | [A se completa de către ofertant] | Data: | [Indicați data] |
| Referință CDO: | Servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire pentru organizarea Școlii de vară pentru tineri | ||
Prin prezenta, ne propunem să prestăm serviciile în conformitate cu cererea dumneavoastră de oferte „Servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire pentru organizarea Școlii de vară pentru tineri” și propunerea noastră. Prezentăm propunerea, care include oferta tehnică și oferta financiară, expediată în dosare separate și e-mailuri separate.
Declarăm că toate informațiile în prezenta propunere sunt adevărate și acceptăm că orice interpretare greșită sau denaturare conținută în prezenta propunere poate duce la descalificarea noastră.
Serviciile vor fi prestate în conformitate cu cerințele stabilite în anunț.
Oferta financiară va fi întocmită în MDL.
*Menționați care opțiune la apă potabilă o propuneți.
Confirm că prezenta ofertă rămâne neschimbată cel puțin 45 de zile de la data depunerii ei la acest concurs.
Obligatoriu: Oferta financiară trebuie să conțină data și semnătura ofertantului. Ofertele fără data completării sau fără semnătură nu vor fi acceptate.
________________________________ ___________________________
Numele, prenumele ofertantului Semnătura
Date de contact: Nr. telefon: _________________ Email: ____________________
Anexa 1 Formular oferta tehnică
Anexa 2 Formular oferta financiară
Anexa 3 Declarație pe propria răspundere cu privire la statutul ofertantului
