Termeni de referință privind selectarea companiilor media și de comunicare, inclusiv persoane fizice, pentru elaborarea, producerea și diseminarea produselor multimedia

1. Context general

Asociația Obștească Institutum Virtutes Civilis (AO IVC) este o organizație neguvernamentală care promovează valorile civice, egalitatea de gen, drepturile omului, participarea publică și procesele democratice. AO IVC contribuie activ la consolidarea societății civile și la dezvoltarea politicilor publice în Republica Moldova. Mai multe informații despre organizație sunt disponibile pe pagina AO IVC: https://ivcmoldova.org/.

În cadrul activităților sale, AO IVC necesită servicii profesioniste de elaborare, producere și diseminare a produselor multimedia destinate promovării activităților și beneficiarilor din cadrul proiectelor implementate cu sprijinul financiar al mai multor donatori.

Prin prezenta cerere de ofertă, AO IVC lansează un concurs pentru selectarea unei/unor companii media și de comunicare, inclusiv persoane fizice, capabile să furnizeze aceste servicii pe perioada 5 februarie 2026 – 30 aprilie 2027.

2. Obiectul achiziției

Obiectivul prezentei cereri de ofertă este selectarea unuia sau mai multor prestatori de servicii pentru elaborarea, publicarea, diseminarea în mass-media, inclusiv cea online și pe rețelele sociale (Facebook, Instagram, YouTube, TikTok etc.), a produselor multimedia, inclusiv: reportaje/spoturi/mesaje video, clipuri animate video,  interviuri, emisiuni TV/radio, infografice, motion graphics, servicii foto, podcast-uri, alte produse media relevante.

3. Descrierea serviciilor solicitate

Serviciile sunt structurate în loturi distincte. Ofertanții pot aplica pentru unul, mai multe sau toate pozițiile. Evaluarea și contractarea se vor face separat pentru fiecare lot.

4. Rezultate așteptate / livrabile

Prestatorul/prestatorii selectați vor asigura:

• Identificarea unghiului de abordare a produselor multimedia în colaborare cu echipa AO IVC;
• Coordonarea prealabilă a scenariilor produselor media care urmează a fi realizate;
• Elaborarea propriu-zisă a materialelor conform standardelor profesionale;
• Ajustarea produselor media urmare a feedback-ului primit de la echipa AO IVC și donatori;
• Diseminarea pe larg a produselor media pe platformele proprii și/sau convenite;
• Evaluarea impactului produselor media după difuzare (reach, engagement, vizualizări).

5. Cerințe minime față de ofertant

Pot participa persoane juridice și persoane fizice care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

5.1. Cerințe obligatorii:

• Cel puțin 3 ani de experiență în elaborarea produselor multimedia;
• Experiență și capacitate dovedită de a elabora produse multimedia, însoțite de exemple publicate (video, infografice etc.);
• Platforme media proprii pe care poate difuza (website, Facebook, YouTube, Instagram, TikTok etc.), cu audiențe demonstrate, în dependență de lotul pentru care se aplică (de ex. pentru difuzarea reportajelor video, emisiunilor TV/radio, articolelor în media online, interviuri, podcast-uri);
• Dotare tehnică relevantă pentru elaborarea produselor multimedia (cameră profesională, dronă, kit audio, lumină etc.);
• Capacitatea de a respecta termenele limită de livrare a produselor finale.
• Colaborare anterioară cu ONG-uri și reprezentanți ai societății civile;

Pentru realizarea scopului și activităților menționate, echipa AO IVC va:

• Facilita comunicarea cu beneficiarii/beneficiarele care vor fi protagoniști/protagoniste ale produselor media;
• Furniza feedback în timp util la toate livrabilele prezentate;
• Coordona și aproba conținutul înainte de publicare.

6. Conținutul dosarului de aplicare

Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:

6.1. Oferta Tehnică (OT) va include:

• Scrisoare de intenție cu indicarea lotului/loturilor pentru care se aplică, conform Anexei nr. 1;
• CV cu profilul și experiența companiei sau a persoanei fizice;
• Trei exemple ale produselor similare elaborate pentru fiecare poziție la care ofertantul aplică (link-uri directe la produse/materiale sau anexă la dosarul de aplicație);
• Lista echipamentelor utilizate (cameră profesională, dronă, kit audio, lumină etc.);
• După caz, date privind audiența și canalele de diseminare (număr de urmăritori pe rețele sociale, trafic pe site, reach pentru video-uri anterioare);
• Doi beneficiari de referință și datele de contact ale acestora;
• Pentru persoane juridice: extras/certificat de înregistrare cu domeniul de activitate relevant.
• Declarația pe proprie răspundere cu privire la statutul ofertantului, conform Anexei nr. 3

6.2. Oferta Financiară (OF) va include:

• Oferta se prezintă în MDL conform Anexei nr. 2, după cum urmează:
  • Pentru persoane juridice: se vor indica distinct prețurile la cota TVA 0 și TVA inclus;
  • Pentru persoane fizice: se vor indica sumele brute. 
• Oferta trebuie să fie valabilă pe toată perioada contractului.

7. Modalitatea de depunere a ofertelor

Ofertele tehnice și financiare se vor transmite prin e-mail la adresa: info.aoivc@gmail.com, în mesaje separate.

Termen limită: 5 ianuarie 2026, ora 23.59;

Subiectul e-mailului: Ofertă servicii multimedia – [numele ofertantului].

Întrebări și clarificări

Întrebările privind prezenta cerere de oferte se transmit la info.aoivc@gmail.com. Termenul limită pentru întrebări este 26 decembrie 2025, ora 18:00. Răspunsurile AO IVC vor fi oferite tuturor aplicanților până la 30 decembrie 2025 pe pagina anunțului pe ivcmoldova.org.

Reguli obligatorii de transmitere:

1. Oferta tehnică care va fi un singur document cu anexele necesare inserate, și Oferta financiară se trimit în e-mailuri separate, în același timp, cu același titlu.

2. Declarația pe propria răspundere cu privire la statutul ofertantului, conform Anexei nr. 3.

3. Oferta financiară va fi protejată prin parolă.

4. Parola va fi transmisă doar la solicitarea AO IVC la etapa de deschidere a ofertelor financiare.

5. AO IVC va confirma recepția dosarului prin e-mail. Doar dosarele confirmate prin e-mail sunt considerate depuse.

8. Criterii de evaluare

Pondere calitate-cost:

Oferta Tehnică: 70 puncte;

Oferta Financiară: 30 puncte;

TOTAL: 100 puncte

Evaluarea Ofertei Tehnice (max. 70 puncte)

Pragul minim de calificare: Ofertele tehnice care nu acumulează minim 49 puncte (70%) din punctajul tehnic maxim nu vor fi calificate pentru etapa de evaluare financiară.

Evaluarea Ofertei Financiare (max. 30 puncte)

Punctajul financiar se calculează conform formulei:

Punctaj OF = Pfin_max – (∑ofertă / K – Δ)

Unde:

• K = (∑max – ∑min) / Pfin_max
• Δ = ∑max / K – Pfin_max
• ∑min = cea mai mică ofertă financiară
• ∑max = cea mai mare ofertă financiară
• Pfin_max = 30 puncte

Punctaj TOTAL = Punctaj OT + Punctaj OF. Va fi selectat ofertantul cu cel mai mare punctaj total cumulat,  corelat cu calitatea serviciului, respectând principiul echilibrului dintre preț și calitate. AO IVC își rezervă dreptul de a selecta unul, câțiva sau nici un prestator de serviciu.

9. Durata contractului

Contract-cadru pentru perioada 5 februarie – 30 aprilie 2027, cu posibilitate de prelungire în funcție de necesități, performanță și disponibilitatea fondurilor.

10. Confidențialitate și dispoziții finale

AO IVC va asigura confidențialitatea informațiilor din ofertele depuse.

AO IVC își rezervă dreptul de a solicita clarificări și/sau documente suplimentare; negocia oferta financiară propusă; selecta unul sau mai mulți prestatori per lot; anula, prelungi sau relansa concursul; respinge ofertele care nu corespund cerințelor minime.

Vor fi contactate doar ofertele preselectate, în baza dosarelor depuse.

Anexe:

Scrisoare de invitație

Detalii termeni de referință

Instrucțiune ofertanți

Declarațșie statut ofertant

Produse media