Anunț – concurs de selectare a companiei privind servicii de realizare, filmare, montaj și livrare a 35 de materiale video

1. CONTEXT GENERAL

Asociația Obștească Institutum Virtutes Civilis (AO IVC) este o organizație neguvernamentală care promovează valorile civice, egalitatea de gen, drepturile omului, participarea publică și procesele democratice. AO IVC contribuie activ la consolidarea societății civile și la dezvoltarea politicilor publice în Republica Moldova. Mai multe informații despre organizație sunt disponibile pe pagina AO IVC: https://ivcmoldova.org/.

Proiectul „Moldova – acasă pentru fiecare” își propune promovarea localităților din Republica Moldova prin conținut video de calitate profesională, realizat în baza clipurilor câștigătoare ale unui concurs dedicat tinerilor din comunități locale.

În acest context, AO IVC intenționează să contracteze furnizori de servicii de producție video care să asigure realizarea, filmarea, montajul și livrarea unor materiale video profesionale ce vor putea fi difuzate pe posturi TV, platforme online și canale de comunicare publică.

2. OBIECTUL ACHIZIȚIEI

Prestarea serviciilor de producție video, care includ:

• realizarea, per 3 loturi, a 35 de clipuri video cu durata maximă de până la 15 minute fiecare;
• realizarea, per 3 loturi, a 35 de versiuni scurte ale clipurilor cu durata maximă de 1 minut fiecare;
• fiecare clip va fi realizat în baza unui eseu video câștigător al unui concurs organizat anterior și va reflecta:
  • localitatea de proveniență;
  • atracții turistice;
  • personalități culturale sau istorice;
  • elemente de patrimoniu local;
  • peisaje

3. STRUCTURA PE LOTURI

Licitația este organizată pe 3 loturi geografice, după cum urmează:

Lot 1 – Regiunea Nord, raioanele:

Briceni, Ocnița, Edineț, Dondușeni, Rîșcani, Drochia, Soroca, Glodeni, Fălești, Sîngerei, Florești, municipiul Bălți

Lot 2 – Regiunea Centru, raioanele:

Ungheni, Nisporeni, Hîncești, Călărași, Strășeni, Ialoveni, Telenești, Orhei, Criuleni, Anenii Noi, Șoldănești, Rezina, Dubăsari, municipiul Chișinău

Lot 3 – Regiunea Sud, raioanele:

Leova, Cantemir, Cahul, UTA Găgăuzia, Cimișlia, Basarabeasca, Căușeni, Ștefan Vodă

Important:

Fiecare ofertant se poate înscrie pentru unul sau mai multe  loturi.

AO IVC va selecta unul sau mai mulți furnizori pentru fiecare lot.

4.      DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE

Furnizorii selectați vor asigura integral următoarele activități:

• Elaborarea planului de filmare și a scenariului video
  • adaptarea conținutului inițial al eseurilor video într-un scenariu coerent
  • respectarea unor standarde unitare de calitate și stil vizual
  • pentru stilul vizual va fi utilizat simbolul Pomul Vieții, conform brandbook-ului, www.pomulvietii.md/reguli.html.
  • coordonarea scenariului cu AO IVC,
  • ajustarea produsului conform comentariilor contractorului și a donatorului.
• Deplasări în teritoriu
  • filmări în localitățile prezentate în eseurile video conform scenariului agreat cu AO IVC;
  • filmarea obiectivelor turistice, a comunității și localității;
  • realizarea de scurte interviuri cu autorii video eseurilor și/sau alte persoane relevante, conform scenariului agreat cu AO IVC.
• Filmarea video profesională
  • Utilizarea echipamentelor profesionale (camera video, sunet, lumini).
• Montaj și post-producție
  • montaj video complet;
  • corecție de culoare și sunet;
  • Inserarea graficii (titlu proiect, generice).
• Subtitrare
  • subtitrare completă și corectă în:
    • limba română;
    • limba engleză;
    • Limba rusă.
• Branding obligatoriu
  • includerea în materialele finale a:
    • titlului proiectului „Moldova – acasă pentru fiecare”;
    • siglei AO IVC;
    • siglei Fundației Soros Moldova;
  • respectarea ghidului stilistic și de vizibilitate al simbolului Pomul Vieții,  conform brandbook-ului, disponibil online la www.pomulvietii.md/reguli.html.

5. OBLIGAȚIA DE COORDONARE ȘI UNITATE STILISTICĂ

Pentru a asigura unitatea vizuală, narativă și editorială a celor 35 de clipuri finale, furnizorii selectați au următoarele obligații contractuale:

• Cooperare inter-lot
  Furnizori selectați vor colabora între ei și cu AO IVC pe întreaga durată a contractului.

• Concept unitar
  • AO IVC va coordona elaborarea unui concept vizual și editorial comun (stil de filmare, ritm de montaj, cromatică, structură narativă).
  • Furnizorii sunt obligați să respecte acest concept fără abateri.

• Standardizare tehnică și artistică
  • utilizarea acelorași parametri tehnici;
  • structură similară a clipurilor (intro – conținut – final);
  • stil unitar de cadre, tranziții, titraje și grafică.

• Ședințe de coordonare
  • participare obligatorie la ședințe online/offline de coordonare;
  • ajustarea produselor conform feedback-ului primit.

6.      TERMENE DE REALIZARE 

• Scenariu și plan de filmare:
  – maximum 5 zile lucrătoare de la recepționarea materialelor inițiale
• Filmarea în teritoriu:
  – maximum 15 zile lucrătoare de la aprobarea scenariilor
• Montaj preliminar:
  – maximum 7 zile lucrătoare de la finalizarea filmărilor
• Integrarea comentariilor AO IVC:
  – maximum 3 zile lucrătoare
• Subtitrare și livrare finală a clipurilor montate:
  – maximum 10 zile lucrătoare

7.      CERINȚE TEHNICE MINIME

Materialele video livrate trebuie să respecte următoarele cerințe minime:

• Rezoluție: UHD 4k
• Format recomandat: MP4 / MOV
• Codec: H.264 / H.265
• Cadre pe secundă: 25 fps
• Sunet: stereo, minim 48 kHz, clar, fără zgomot de fond
• Imagine stabilă, bine iluminată, fără artefacte vizuale
• Conținut apt pentru a fi digitalizat, precum și difuzare TV și online

8. REZULTATE AȘTEPTATE / LIVRABILE

Prestatorul/prestatorii selectați vor asigura:

• Identificarea unghiului de abordare a produselor multimedia în colaborare cu echipa AO IVC
• Coordonarea prealabilă a scenariilor produselor media care urmează a fi realizate;
• Elaborarea propriu-zisă a materialelor conform standardelor profesionale;
• Ajustarea produselor media urmare a feedback-ului primit de la echipa AO IVC și donatori.

Pentru realizarea scopului și activităților menționate, echipa AO IVC va:

• Facilita comunicarea cu beneficiarii/beneficiarele care vor fi protagoniști/protagoniste ale produselor media;
• Furniza feedback în timp util la toate livrabilele prezentate;
• Coordona și aproba conținutul înainte de livrare finală.

9. CERINȚE MINIME FAȚĂ DE OFERTANT

Pot participa persoane juridice care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

• Cel puțin 3 ani de experiență în elaborarea produselor multimedia similare cu cele din acest concurs;
• Experiență și capacitate dovedită de a elabora produse multimedia, însoțite de exemple publicate (video, infografice etc.);
• Dotare tehnică relevantă pentru elaborarea produselor multimedia (cameră profesională, dronă, kit audio, lumină etc.);
• Capacitatea de a respecta termenele limită de livrare a produselor finale;
• Angajamentul de a produce toate livrabilele în termen de până în 60 de zile de la momentul semnării contractului.

10. CONȚINUTUL DOSARULUI DE APLICARE

Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:

Oferta Tehnică (OT), care va include:

1. Declarația ofertantului semnată cu indicarea lotului/loturilor pentru care se aplică, conform Anexei nr. 1;
2. CV-urile membrilor-cheie ai echipei, cu profilul și experiența companiei;
3. Portofoliu relevant cu trei exemple ale produselor similare elaborate;
4. Lista echipamentelor utilizate (cameră profesională, dronă, kit audio, lumină etc.);
5. Doi beneficiari de referință și datele de contact ale acestora;
6. Extras/certificat de înregistrare cu domeniul de activitate relevant.
7. Declarația pe proprie răspundere cu privire la statutul ofertantului, conform Anexei nr. 3

Oferta Financiară (OF), care va include:

8. Oferta financiară defalcată per clip
9. Oferta se prezintă în MDL conform Anexei nr. 2.
10. Persoanele juridice vor indica distinct prețurile la cota TVA 0 și TVA 20% inclus;
11. Oferta trebuie să fie valabilă pe toată perioada contractului.

Modalitatea de depunere a ofertelor

Ofertele tehnice și financiare se vor transmite prin e-mail la adresa: info.aoivc@gmail.com, în mesaje separate.

Termen limită: 18 martie 2026, ora 23.59;

Subiectul e-mailului: Ofertă servicii – 35 video – [numele ofertantului].

Reguli obligatorii de transmitere:

1. Oferta tehnică cu anexele necesare inserate și Oferta financiară (protejată de parolă) se trimit în e-mailuri separate, în același timp, cu același titlu.

2. Declarația pe propria răspundere cu privire la statutul ofertantului, conform Anexei nr. 3.

3. Oferta financiară va fi protejată prin parolă.

4. Parola ofertei financiare va fi transmisă doar la solicitarea AO IVC la etapa de deschidere a ofertelor financiare.

5. AO IVC va confirma recepția dosarului prin e-mail. Doar dosarele confirmate prin e-mail sunt considerate depuse.

Întrebări și clarificări:

Întrebările privind prezenta cerere de oferte se transmit la info.aoivc@gmail.com. Termenul limită pentru întrebări este 11 martie 2026, ora 23:59. Răspunsurile AO IVC vor fi oferite tuturor aplicanților până la 13 martie 2026 pe pagina anunțului pe ivcmoldova.org.

12. CRITERII DE EVALUARE

Pondere calitate-cost:

Oferta Tehnică: 70 puncte;

Oferta Financiară: 30 puncte;

TOTAL: 100 puncte

Evaluarea Ofertei Tehnice (max. 70 puncte)

Criteriu	Punctaj maxim
Experiența specifică a ofertantului (min. 3 ani, portofoliu relevant), abordare propusă (calitate, termene, procese de lucru)	15
Capacitate tehnică și echipă	25
Calitatea portofoliului	20
Referințe / recomandări de la beneficiari anteriori	10
TOTAL oferta tehnică	70

Pragul minim de calificare: Ofertele tehnice care nu acumulează minim 49 puncte (70%) din punctajul tehnic maxim nu vor fi calificate pentru etapa de evaluare financiară.

Evaluarea Ofertei Financiare (max. 30 puncte)

Punctajul financiar se calculează conform formulei:

Punctaj OF = Pfin_max – (∑ofertă / K – Δ)

Unde:

• K = (∑max – ∑min) / Pfin_max
• Δ = ∑max / K – Pfin_max
• ∑min = cea mai mică ofertă financiară
• ∑max = cea mai mare ofertă financiară
• Pfin_max = 30 puncte

Punctaj TOTAL = Punctaj OT + Punctaj OF. Va fi selectat ofertantul cu cel mai mare punctaj total cumulat, corelat cu calitatea serviciului, respectând principiul echilibrului dintre preț și calitate.

13. DURATA CONTRACTULUI

Contract-cadru pentru perioada 1 aprilie 2026 – 30 septembrie 2026, cu posibilitate de prelungire în funcție de necesități, performanță și disponibilitatea fondurilor. Produsele vor fi livrate până pe data de 30 iulie 2026.

14.   DISPOZIȚII FINALE

AO IVC va asigura confidențialitatea informațiilor din ofertele depuse.

AO IVC își rezervă dreptul de a:

• solicita clarificări și/sau documente suplimentare;
• negocia oferta financiară propusă;
• anula, prelungi sau relansa concursul;
• selecta unul, câțiva sau nici un prestator de serviciu;
• respinge ofertele care nu corespund cerințelor minime.

Toate materialele realizate vor deveni proprietatea AO IVC, cu drept de utilizare nelimitată.

Dosarele incomplete sau transmise după termenul-limită nu vor fi evaluate.

AO IVC își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție fără atribuirea contractului.

Formularele de participare la concurs pot fi descărcate aici:

Anexa 1 – Formular ofertă tehnică

Anexa 2 – Formular ofertă financiară

Anexa 3 – Declarație pe propria răspundere cu privire la statutul ofertantului

Anexa 4 – Termeni de referință